Цель: автоматизировать сквозные бизнес-процессы, начиная от заведения карточки контрагента, заканчивая заключением договоров и получением платежей, а также мониторинг показателей компаний внешнего контура.
В качестве основной учетной системы исторически была 1С. На ней же были реализованы функции ЭДО. Однако инструментарий системы не мог в полной мере покрыть потребности департаментов, а также объединить их сквозными процессами. Так начался процесс поиска идеальный системы, которая бы соответствовала требованиям сразу двух отделов и внешнего контура.
Попытки использовать Битрикс24 параллельно с 1с привели к двойному вводу информации. Кроме того, Битрикс24 не имеет достаточной гибкости. В дополнение, мы приняли решение о запуске проекта по СЭД, и в случае с Битрикс24 нам потребовалась бы еще одна дополнительная система, которую также пришлось бы интегрировать.
Старт проекта состоялся в ноябре 2023 года.
Типичная ситуация в компании — это приоритет внешних проектов над внутренними. И тут мы столкнулись с главным ограничением — специалисты. Учитывая специфику компании в большей степени все по профилю деятельности финансисты или экономисты и не было ни одного программиста, который бы мог помочь систематизировать данные и переложить адекватно на бумагу.
Мы сознательно приняли решение запускать CRM итерационным способом, шаг за шагом сами, понимая, что какие-то блоки придется переделать по несколько раз. Например, мы создаем карточку клиента, работаем с ней и понимаем, какой информации нам недостаточно, а какая является избыточной, и затем вносим изменения. Low-code система позволяет реализовывать такой подход, для нас это преимущество стало ключевым при выборе, ну и немаловажную роль сыграл потенциал получения колоссального опыта по интеграции с нуля такой системы как ELMA365 в бизнес процессы компании. И не только интеграция, как отдельная часть, а максимально плавная интеграция с переформатированием старых процессов под новый функционал.
В рамках проекта были запущены гармоничные взаимосвязи между двумя значимыми подразделениями: отделом инвестиций, а также финансовым отделом (договорные взаимоотношения и контроль финансовых потоков), состоялась отлично работающая и сейчас настройка с компаниями, работающими из внешнего контура в системе ELMA. Бизнес-особенности компании обусловлены проектной деятельностью, в которой задействованы ведущие специалисты из различных отделов. Запуск каждого проекта может занять несколько месяцев.
В ELMA365 не было всего необходимого для нас функционала, многое мы создавали и добавляли самостоятельно. Разработали набор эффективных бизнес-процессов для удобной работы с указанными справочниками. Специалисты тщательно продумали расположение элементов, провели группировку, внесли изменения в цвета и добавили новые поля. В результате получили три удобные формы для создания, редактирования и просмотра.
Финансовый отдел
Были внесены несколько изменений в стандартный функционал ELMA365, чтобы лучше соответствовать потребностям бизнеса. Одно из значительных улучшений — это добавление двух справочников: договоры и дополнительные соглашения. Так в компании появилась возможность удобнее организовывать информацию в этих категориях.
Также была произведена кастомизация, используя яркую желтую цветовую схему для полей. Это помогает подчеркнуть важность и выделить информацию, делая ее более заметной для пользователей. Дополнительно разработчики настроили систему таким образом, что при выборе компании пользователем основная информация, связанная с этой компанией, загружается автоматически. Это существенно сокращает время, затрачиваемое на поиск и получение нужной информации, и делает процесс работы более эффективным.
В итоге на 2 квартал 2024 года мы получили полностью работоспособную и «заточенную» именно под компанию систему, которая по большей части покрывает свыше 80% потребностей по бизнес задачам и управленческому учету для интересантов.
В несколько раз сократились сроки предоставления аналитик или срезов для бенефициаров и материнских организаций по тем или иным критериям.
В ближайшем будущем планируется интеграция сайта и чат-бота с ELMA. Конечная цель — создать единую целостную платформу.